Plantilla de mantenimiento de vehículos en Excel (gratis)

1) Rellena la hoja Vehículos: Matrícula, Marca, Modelo, Año y Tipo de combustible. 2) Escribe los kilómetros actuales de cada vehículo. 3) Define el Próximo mantenimiento (km) según tu plan (p. ej., 50.000 km). 4) Mira la columna Estado: se calcula sola. Si estás a menos de 5.000 km del objetivo verás “⚡ Próximo” y si ya lo has alcanzado o pasado, “⚠️ URGENTE”. 5) Actualiza los kilómetros de forma periódica (al repostar, semanalmente o tras cada ruta). 6) Ordena o filtra por Estado para ver primero lo urgente. 7) Añade filas para más vehículos manteniendo el formato. Si quieres ampliar campos (p. ej., conductor o notas), crea columnas nuevas a la derecha sin tocar las celdas con fórmulas.

La plantilla compara los kilómetros actuales de cada vehículo con el valor de Próximo mantenimiento (km). Con esa simple comparación obtenemos un semáforo muy útil: “✓ OK” cuando aún queda margen, “⚡ Próximo” cuando estás cerca, y “⚠️ URGENTE” cuando ya has llegado o superado el objetivo. Por defecto, el aviso de “Próximo” salta cuando faltan 5.000 km. Es un umbral prudente para planificar taller, piezas y disponibilidad del vehículo. Si tus intervalos son distintos (por ejemplo, mantenimientos cada 10.000 km y prefieres aviso a 2.000), puedes editar la fórmula de la columna Estado y cambiar ese margen. La idea es que, de un vistazo, tengas claro qué vehículo necesita atención primero y puedas priorizar sin perder tiempo en cálculos.

Si eres autónomo, pyme o gestionas una pequeña flota, necesitas control sin complicarte. Nuestra plantilla te permite tener en una sola vista todas las matrículas, los kilómetros actualizados y el objetivo del próximo servicio. Con eso ya puedes tomar decisiones: ¿qué coche entra esta semana? ¿Cuál aguanta un mes más? Puedes ordenar por Estado para ver primero los urgentes, o por Kilómetros para detectar los que más ruedan. También es útil en comunidades de vecinos o familias con varios coches: basta con actualizar los kilómetros al repostar. Si quieres llevar un pequeño historial, añade una columna de “Notas” (p. ej., “Aceite y filtros cambiados el 23/01”) y así tendrás trazabilidad básica sin montar un sistema complejo. Lo importante es que sea práctico y lo mantengas al día.

- Define un criterio claro para el próximo mantenimiento: por ejemplo, cada 15.000 km o según el manual del fabricante. - Establece una rutina de actualización (semanal o tras cada repostaje) para que los avisos sean fiables. - Usa filtros: muestra solo “⚠️ URGENTE” y resuelve en orden. - Convierte el rango en Tabla (Ctrl+T) para añadir vehículos sin perder formato. - Si compartes el archivo, protege las columnas con fórmulas para evitar cambios accidentales. - Ajusta el umbral del aviso “Próximo” a tu realidad (flotas urbanas pueden necesitar un margen menor). - Añade una columna “Taller / cita” para coordinar fechas y evitar que un aviso se quede colgado. - Revisa cada trimestre los objetivos de mantenimiento si cambian los usos o rutas.