Plantilla de base de datos en Excel gratis

1. Guarda una copia. Conserva el archivo original antes de sustituir los datos de muestra.
2. Prepara clientes y productos. Utiliza IDs únicos y revisa nombres, precios y estados.
3. Registra una venta de prueba. Rellena A:H y conserva las fórmulas de I:K.
4. Comprueba los importes. Revisa el porcentaje precargado y el total con una operación conocida.
5. Añade filas con cuidado. Copia las fórmulas y verifica que la suma general incluye las nuevas ventas.
6. Activa filtros o crea tablas. Incluye todos los campos de cada registro antes de ordenar.

Empieza por Clientes y Productos antes de registrar una venta. Asigna un identificador a cada cliente y a cada producto, y utiliza exactamente el mismo código cuando aparezca en Ventas. Así podrás buscar su historial aunque varias personas compartan nombre o tengas productos con descripciones parecidas.

Un ID identifica un registro; no describe todo lo que sabes sobre él. Puedes usar CL2001 para un cliente y PRD101 para un producto nuevo. Evita reutilizar esos códigos si después cambias el nombre o dejas de trabajar con ese cliente. En una venta, C guarda el ID de cliente y E el ID de producto; D y F contienen sus nombres, escritos como texto.

Comprueba siempre la pareja código–nombre. Escribir CL2001 junto al nombre de otro cliente no provoca un aviso automático en esta versión. Tampoco cambiar el precio de Productos actualiza las ventas anteriores. Mantener el precio de cada operación permite conservar lo acordado en esa fecha, aunque después cambie tu tarifa.

Haz primero esta prueba en una copia, sustituyendo una fila de muestra. Supón que el cliente CL2001 compra dos unidades del producto PRD101 a 25 € cada una. Los nombres y el precio deben coincidir con los registros que acabas de preparar. El 21 % se utiliza aquí porque es el porcentaje precargado, únicamente para comprobar el cálculo.

Introduce números en Cantidad y Precio Unit., sin escribir el símbolo € dentro del valor. El formato de celda se encarga de mostrar la moneda. Las fórmulas del libro utilizan el porcentaje equivalente al 21 %; el separador decimal que veas depende del idioma de Excel.

Comprueba si el precio que vas a registrar lleva ya el impuesto incluido. Si pones un precio final en H y mantienes el cálculo adicional de J, lo sumarás otra vez. Ajusta la fórmula y el encabezado a tu operación cuando corresponda: cambiar solo el texto «IVA 21%» no modifica el cálculo. Esta hoja registra datos y calcula importes; no decide el tratamiento fiscal de una venta.

Después de la prueba, borra los datos ficticios antes de llevar tu actividad real. Si necesitas dejar constancia de un pago, puedes consultar también la guía de la plantilla de recibo. El importe de la venta y lo cobrado hasta hoy pueden ser distintos; este libro no gestiona pagos parciales.

En el archivo original hay operaciones en las filas 2 a 9, una fila 10 vacía y los totales en la 11. Las celdas I11, J11 y K11 suman respectivamente los rangos I2:I10, J2:J10 y K2:K10. Antes de seguir escribiendo, localiza esa fila de totales para no reemplazarla con otra venta.

Para utilizar la fila 10, copia una fila de venta completa, pégala ahí y sustituye sus datos de entrada. Comprueba que las referencias pasan a G10, H10, I10 y J10 según corresponda. Si escribes únicamente los datos de A:H en la fila vacía, no aparecerán los importes porque esa fila no trae sus fórmulas preparadas.

Cuando necesites más espacio, inserta filas por encima de los totales, copia las fórmulas y revisa hasta dónde llega cada SUMA. No des por hecho que escribir debajo del resumen amplía el rango. Prueba con una venta de importe conocido y comprueba cuánto cambia el total general antes de continuar.

Otra opción es convertir el bloque de registros en una tabla de Excel: selecciona encabezados y ventas, dejando fuera la fila de totales general, y usa Insertar → Tabla. Marca que el rango tiene encabezados. La ayuda de Microsoft sobre tablas explica ese proceso. Verifica las columnas calculadas y decide si utilizarás la fila de totales de la tabla o tu resumen separado, para no sumar un total como si fuera otra operación.

El campo Stock de Productos no disminuye cuando registras una venta. Si lo utilizas, actualízalo con un criterio propio que contemple también entradas, devoluciones y ajustes. No interpretes una cifra de muestra como inventario disponible: las hojas no llevan ese movimiento automáticamente.

La lista desplegable incluida está en Clientes!H2:H1000 y permite elegir Activo, Inactivo o Pendiente. Las columnas de cliente y producto en Ventas no llevan listas desplegables en esta descarga. Los colores existentes son formato de celdas, no reglas automáticas para detectar duplicados o existencias bajas.

Si cambias los estados o necesitas más de mil filas, selecciona el rango adecuado y revisa Datos → Validación de datos. Para añadir listas basadas en tus códigos, prepara primero la lista de origen y después configura la validación en las celdas de destino. Microsoft detalla cómo crear y probar una lista desplegable. Elegir un código en una lista no rellena por sí solo su nombre ni el precio; esa búsqueda requiere un paso adicional.

Para localizar ventas, selecciona todo el bloque con sus encabezados y activa Datos → Filtro, o utiliza una tabla de Excel. Si ordenas por fecha, incluye todas las columnas del registro: ordenar solo la columna B puede separar una fecha de su cliente y de su importe.

Antes de eliminar un supuesto duplicado, compara el ID y la operación completa. Dos compras iguales de una persona pueden ser ventas distintas. Revisa una copia y conserva el original mientras limpias los datos, para poder recuperar una fila si has confundido una repetición con un duplicado.

Haz una prueba con pocos registros antes de pegar un listado grande. Prepara clientes y productos, revisa sus identificadores y después incorpora las ventas. Pega valores solo en las columnas de entrada A:H de Ventas; conserva o extiende las fórmulas de I:K por separado. Así reduces el riesgo de reemplazar cálculos con números o texto de otro archivo.

Cuando el registro esté limpio, puedes crear una tabla dinámica a partir de Ventas para resumir por producto o cliente, y después añadir un gráfico. Es una ampliación que haces tú: el libro descargable no trae esos informes. Separa los importes antes de impuestos de los totales finales y elige cuál quieres analizar.

Comprueba el primer resumen contra unas pocas ventas que puedas sumar a mano. Al añadir registros, revisa el origen del informe y actualízalo. Si filtras la hoja, recuerda que la SUMA general del archivo también incluye las filas ocultas por el filtro; no la confundas con la suma de lo que queda visible.

Conserva el archivo de trabajo en .xlsx. Exportar a CSV sirve para intercambiar los datos de una hoja, pero no guarda todo el libro con sus hojas, fórmulas y formato. Si varias personas lo editan, acordad una copia de referencia y quién revisa los cambios. La plantilla no incluye un historial de modificaciones ni permisos por usuario.