Esta plantilla CRM Excel gratis 2026 sirve para centralizar el seguimiento comercial en un único archivo XLSX. Está pensada para autónomos, pequeños equipos y cualquier persona que quiera ordenar clientes, oportunidades, próximas acciones y actividades sin construir un CRM desde cero.
El flujo es sencillo: primero registras el cliente, después relacionas sus oportunidades y, por último, anotas las llamadas, correos, reuniones o tareas. Las fórmulas calculan distintos estados de seguimiento para que sea más fácil decidir qué revisar a continuación.
Qué puedes controlar con esta plantilla CRM
El archivo reúne las partes básicas de un proceso comercial en las hojas Clientes, Oportunidades y Actividades. El Panel ofrece una consulta resumida y la hoja Instrucciones ayuda a orientarse al empezar.
Capacidad y áreas de trabajo
| Área | Qué permite registrar | Capacidad prevista |
|---|---|---|
| Clientes | Información básica, segmento, estado, origen y responsable | 200 clientes |
| Oportunidades | Etapa, probabilidad, importe, fechas, estado, próxima acción y responsable | 300 oportunidades |
| Actividades | Tipo, estado, fechas, prioridad, cliente, oportunidad y responsable | 400 actividades |
| Panel | Indicadores calculados y elementos visuales de consulta | Resumen del fichero |
Cómo empezar: el orden de trabajo recomendado
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1. Crea los clientes
Empieza en Clientes y asigna a cada registro un identificador CL- único. Completa la información básica, el segmento, el estado, el origen y la persona responsable.
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2. Registra las oportunidades
Añade cada oportunidad en Oportunidades y vincúlala con el identificador del cliente correspondiente. Indica la etapa de venta, la probabilidad, el importe, la fecha prevista y la próxima acción.
- 3
3. Añade las actividades
En Actividades, registra llamadas, correos, reuniones, tareas u otras acciones. Puedes asociarlas a un cliente y, cuando proceda, también a una oportunidad.
- 4
4. Completa los datos de control
Utiliza los valores disponibles en las listas para estados, etapas, responsables, prioridades, tipos, segmentos y fechas. Mantener los identificadores y las relaciones correctamente facilita los cálculos.
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5. Revisa el seguimiento
Consulta las columnas calculadas de las hojas de datos y el Panel para localizar acciones vencidas, cierres vencidos, clientes sin actividad o tareas próximas.
La hoja Clientes: ficha y salud del seguimiento
La tabla de Clientes reúne la información básica de cada cuenta y permite clasificarla como Prospecto, Activo o Inactivo. También recoge el segmento, el origen, el responsable y la fecha de alta.
Lo más útil aparece en las columnas calculadas: número de oportunidades, última actividad completada, próxima actividad pendiente y estado de seguimiento. Según los datos introducidos y el recálculo, ese estado puede mostrar Al día, Acción vencida, Sin contacto 30+ días, Sin actividad o Inactivo.
Por ejemplo, si registras una actividad completada y otra pendiente para un cliente, la ficha puede ayudarte a ver la última acción realizada y cuál es el siguiente paso previsto sin buscarlo en varias listas.
La hoja Oportunidades: pipeline, importe y próxima acción
En Oportunidades puedes relacionar cada venta con un cliente y moverla por las etapas Contacto inicial, Necesidad, Propuesta, Negociación y Cierre. La probabilidad y el importe generan un importe ponderado para disponer de una referencia adicional al revisar el trabajo comercial.
El estado distingue entre Abierta, Ganada y Perdida. Además, la hoja calcula los días hasta la próxima acción y clasifica el registro como En seguimiento, Acción vencida, Cierre vencido, Ganada o Perdida, según los valores introducidos y el momento del recálculo.
En el ejemplo del archivo, la oportunidad OP-004 ya está asignada a Responsable demo 5 y tiene como siguiente paso Preparar temario. En este caso, la decisión práctica es confirmar o revisar esa asignación y completar el siguiente paso, no tratar el responsable como un campo vacío.
La hoja Actividades: convertir el seguimiento en tareas concretas
La hoja Actividades convierte la intención de hacer seguimiento en acciones registradas. Admite los tipos Llamada, Correo, Reunión, Tarea y Otro, y cada registro puede vincularse a un cliente y opcionalmente a una oportunidad.
Los estados disponibles son Pendiente, Completada y Cancelada. A partir del estado y de la fecha prevista, las columnas calculadas clasifican cada actividad como Próxima, Vencida, Completada, Cancelada o Pendiente.
La prioridad Alta, Media o Baja ayuda a ordenar la jornada y a separar las acciones urgentes de las tareas de seguimiento ordinario.
El Panel y las Instrucciones: consulta rápida y puesta en marcha
El Panel resume el número de clientes, clientes activos, oportunidades abiertas y actividades vencidas, junto con importes y otros indicadores calculados. Es útil para obtener una visión rápida antes de entrar en el detalle de cada hoja.
También incluye dos gráficos con título como apoyo visual. El archivo acredita su presencia y tipo, pero no permite atribuirles una serie o una finalidad concreta, así que conviene utilizar los indicadores y las tablas de datos para interpretar el seguimiento.
La hoja Instrucciones funciona como referencia inicial para entender el recorrido del workbook y las reglas básicas de introducción de datos.
Ejemplo práctico: de un cliente a la siguiente decisión
Imagina que registras un cliente, añades una oportunidad vinculada y creas una actividad de seguimiento. La oportunidad calcula su importe ponderado y su estado operativo; la actividad se clasifica según el estado y la fecha prevista; y la ficha del cliente reúne la última actividad completada y la próxima pendiente.
El resultado es una vista conectada del trabajo comercial: puedes localizar la siguiente acción y detectar si existe algún vencimiento. La decisión posterior consiste en revisar la tarea, actualizarla al completarla o corregir la fecha y el responsable si la planificación ha cambiado.
Las reglas que dependen de TODAY() se actualizan al recalcular el archivo. Por eso estados como «Próxima», «Vencida», «Acción vencida» o «Al día» deben interpretarse según el momento en que se consulte el documento, sin asociarlos a una fecha de recálculo concreta.
Qué incluye técnicamente
El archivo utiliza tres tablas estructuradas —TablaClientes, TablaOportunidades y TablaActividades—, listas de validación y fórmulas para relacionar los registros y calcular estados. La prueba de conversión y validación indicada se realizó con LibreOffice Calc 26.2.
- No contiene macros.
- No contiene enlaces externos.
- Incluye validaciones para identificadores, relaciones entre registros, estados, etapas, responsables, prioridades, tipos, segmentos y fechas.
- Las fórmulas con
TODAY()actualizan los estados y días relativos al recalcular el archivo.
En conjunto, es una base práctica para organizar un seguimiento comercial pequeño y mantener en un mismo workbook la información que suele acabar repartida entre notas, listas y calendarios.