Plantilla Excel factura gratis: modelo profesional para España

Abre la plantilla y empieza por tus datos de empresa (nombre fiscal, NIF/CIF, dirección y contacto). Luego indica el número de factura según tu serie (por ejemplo, 2026-001) y la fecha de emisión; si trabajas con vencimientos, fija la fecha de pago. Completa los datos del cliente y añade las líneas: concepto, cantidad y precio. Selecciona el tipo de IVA aplicable y, si eres profesional, añade la retención de IRPF que te corresponda. El Excel calcula base imponible, cuota de IVA, retención y total. Revisa el resumen, añade condiciones de pago (transferencia, plazo, recargos) y notas legales si procede. Guarda una copia en PDF para enviarla por correo y archiva el Excel para tu control interno. Listo: factura emitida sin dolores de cabeza.

Una factura válida en España debe incluir una serie de elementos: número y serie correlativa, fecha de emisión, datos del emisor (nombre/razón social, NIF/CIF y domicilio), datos del cliente, descripción de las operaciones, base imponible, tipo y cuota de IVA, y total. Si eres profesional que practica retención, también debe figurar la retención de IRPF que corresponda. Nuestra plantilla Excel factura gratis está pensada para que no te dejes nada: los bloques vienen ordenados como los revisa cualquier asesoría, con formato de fecha dd/mm/aaaa, etiquetas claras y un pie para observaciones o condiciones de pago.

Si emites facturas simplificadas (tickets) o trabajas con operaciones exentas o intracomunitarias, puedes adaptar los textos legales en el pie: por ejemplo, indicar la exención o la inversión del sujeto pasivo cuando aplique. También recomendamos manejar series separadas por ejercicio (p. ej., 2026-001, 2026-002) y, si lo necesitas, series diferentes por actividad o canal de venta, siempre manteniendo la correlación. Para empresas en SII o con obligaciones específicas (REDEME, TicketBAI/Verifactu u otras soluciones autonómicas), recuerda que Excel no sustituye a un software homologado; aun así, la plantilla es excelente para emitir facturas correctas y llevar control interno antes de su reporte o posterior registro.

Los fallos típicos al facturar vienen de dos sitios: el cálculo del IVA y la retención del IRPF. Por eso hemos configurado la plantilla para que los números salgan a la primera. Puedes trabajar con los tipos habituales de IVA 21%, 10% y 4%, y el Excel calcula automáticamente la cuota a partir de la base. Si vendes productos/servicios con tipos distintos, lo ideal es separar líneas por tipo impositivo; así el resumen refleja bases y cuotas de forma clara, como exigiría cualquier revisión.

Para profesionales, la retención de IRPF se aplica sobre la base imponible. En España, lo más común es 15% en general y 7% para nuevos profesionales en los primeros años (según condiciones vigentes). Nuestra plantilla permite introducir la retención para que el total a pagar por el cliente refleje correctamente la base + IVA - IRPF. Cuidamos los redondeos a dos decimales y el orden lógico de cálculo para evitar descuadres cuando conviertes a PDF o haces conciliación contable. Consejo práctico: antes de duplicar la hoja para una nueva factura, resetea las líneas y verifica la serie; así mantendrás consistencia y evitarás números repetidos.

Una factura entra por los ojos. Hemos trabajado el diseño para que tu marca luzca seria sin recargar. Encabezado limpio con el rótulo FACTURA, bloque de datos de empresa y cliente bien alineados, y una tabla de conceptos que se lee de un vistazo. Los totales aparecen destacados para que tu cliente vea rápidamente la base, el IVA, la retención (si aplica) y el total a pagar. Además, todo está formateado en euros y con separadores decimales como se usa en España.

¿Cómo la enviamos? Nuestra recomendación es exportarla a PDF y adjuntarla por correo junto a un texto cordial que resuma importe y vencimiento. Evitarás ediciones accidentales y transmitirás profesionalidad. En cuanto a RGPD y LOPDGDD, no incluyas datos innecesarios (por ejemplo, DNI si no es preciso) y guarda tus facturas en un repositorio seguro con copia de seguridad. Si lo necesitas, Excel permite proteger con contraseña el archivo antes de compartirlo. Pequeños detalles que hacen que cobrar sea más fácil.

La numeración manda. Usa una serie por ejercicio (2026-001, 2026-002...) y evita saltos o duplicados. Si gestionas distintas líneas de negocio, crea series separadas (A-2026-001, B-2026-001) y documenta el criterio. En nuestra plantilla, el campo de número de factura está visible y preparado para que sigas tu propia serie sin despistes. Añade siempre fecha de emisión y, si trabajas con plazo, fecha de vencimiento; reduce dudas y acelera el pago.

Para el cobro, deja claras las condiciones (IBAN, plazo, posibles recargos por demora). Un truco que usamos con clientes: al generar la factura, crea también un recordatorio en tu calendario tres días antes del vencimiento. Si no hay respuesta, escribe un correo amable con el PDF adjunto y el detalle del importe y fecha. Si estás en SII o tienes requisitos de reporte, registra la factura en tu sistema homologado tras emitirla con el Excel. Así mantienes orden interno y cumples con la normativa sin fricción. La clave es tener un proceso simple que puedas repetir cada mes.