Plantilla Excel de Transporte Gratis – Control y seguimiento

Empieza por la pestaña “Instrucciones”. En dos minutos tendrás claro cómo funciona. Después, ve a “Registro de Pedidos” y añade tus ventas: número de pedido, fecha (dd/mm/aaaa), cliente y destino. Introduce el importe y el peso; son el corazón del análisis. En la columna “Transporte Gratis” marca Sí/No según tu política y elige el motivo en la lista desplegable. Para el “Estado”, usa las opciones predefinidas: Pendiente, En tránsito, Entregado o Demorado.

El panel “Control de Transporte” te muestra el periodo y consolida los datos. Úsalo para revisar rápido la proporción de envíos con portes gratis y detectar pedidos demorados. Consejo práctico: al final de la semana filtra por “Transporte Gratis = Sí” y revisa si el ticket medio acompaña; si baja, replantéate el mínimo de compra o limita la promoción por provincia.

¿Trabajas por campañas? Añade una etiqueta breve en “Observaciones” (por ejemplo, “Promo Primavera”) y luego filtra. Te ayudará a comparar resultados.

El transporte gratis vende, pero puede comerse el beneficio si no se gobierna con números. Nuestra plantilla Excel transporte gratis nace precisamente de esa tensión entre marketing y logística. ¿Por dónde empezar? Primero, determina tu coste medio por envío (tarifa agencia + suplementos + embalaje). En España, para 24/48 h en peninsular, muchas pymes se mueven entre 4,50 € y 7,50 €; Baleares suele añadir recargo y Canarias implica DUA/IGIC, así que conviene tratarlas aparte.

Con ese coste medio, fija un mínimo de compra que mantenga tu margen bruto objetivo. Ejemplo simple: si tu margen medio es 30% y tu coste logístico son 6 €, necesitas que la contribución del pedido cubra ese coste. En pedidos de 40 €, la contribución (12 €) soporta el porte; por debajo, el margen cae. Nuestra plantilla te permite comprobar si el umbral elegido funciona en la práctica: filtra por “Transporte Gratis = Sí” y observa ticket medio y peso. Si detectas pesos altos con importes bajos, estás subsidiando envíos caros.

Otra palanca clave es el destino. Diferencia Península de Baleares/Canarias y considera un mínimo de compra distinto. Muchas tiendas en España comunican “portes gratis desde 39 € en Península” y “desde 69 € en Baleares”. Si lo documentas con orden en la plantilla, al cierre del mes tendrás argumentos para ajustar la política, no impresiones.

Medir por medir no sirve. En la práctica, lo que funciona son pocos KPIs bien definidos. Con esta plantilla te recomendamos seguir: 1) Ratio de pedidos con transporte gratis (número de pedidos con “Sí” sobre el total), 2) Ticket medio de esos pedidos, 3) Coste estimado por envío (si lo añades como columna auxiliar o en observaciones), 4) Porcentaje de entregas “En tránsito” y “Demorado” al cierre del día, y 5) Distribución de motivos de portes gratis (mínimo de compra, promoción, cliente premium…).

En el entorno español, los tiempos 24/48 h son estándar; si ves un porcentaje de “Demorado” superior al 7‑10% en Península, algo falla: preparación en almacén, recogidas tardías o incidencias de la agencia. Nuestro consejo es revisar por destino (provincia o ciudad) y por transportista; si siempre se retrasa la misma ruta, negocia ventanas de recogida o ajusta el corte de pedidos.

Para e‑commerce es vital comparar el ticket medio de pedidos con y sin portes gratis. Si el primero no supera al segundo, tu incentivo no está empujando cesta. Etiqueta promociones en “Observaciones” para medir su efecto real. Y recuerda: menos columnas, mejor calidad de dato. Lo que no vas a analizar, mejor no rellenarlo.

Hemos probado la plantilla en escenarios muy distintos. En e‑commerce de moda, el peso por pedido es bajo y los portes gratis suelen activarse por importe; la plantilla ayuda a comprobar si el umbral de 39/49/59 € es sostenible. En ferretería o bricolaje, donde el peso manda, recomendamos revisar la columna “Peso (kg)” y limitar promociones a productos ligeros; con dos clics ves si los pedidos con “Transporte Gratis = Sí” concentran pesos elevados.

Distribuidores B2B con rutas propias suelen ofrecer portes gratis por “convenio empresa”. Documentarlo en “Motivo” permite evaluar si compensa mantener ese acuerdo o renegociarlo. Para comercios locales con reparto en ciudad, “Destino” te da una segmentación por barrio o distrito; útil para decidir si ampliar la zona de reparto sin coste.

¿Trabajas con varias agencias (SEUR, MRW, Correos Express)? Añade el transportista en “Observaciones” y filtra al final de la semana. Verás qué operador funciona mejor por destino. Y si haces campañas, etiqueta “Promo Black Friday” o “Newsletter -10%” para validar qué promo dispara pedidos con portes gratis sin derrumbar el margen.

Operar en España implica cuidar los datos personales conforme al RGPD y la LOPDGDD. Aunque esta plantilla no es un CRM, vas a registrar clientes y destinos. Nuestra recomendación: aplica minimización de datos. Guarda solo lo necesario para el control logístico (nombre comercial del cliente y ciudad/destino). Evita DNI, teléfonos o direcciones completas si no necesitas ese nivel de detalle para el análisis. Si compartes el archivo, hazlo con controles de acceso en tu nube y protege celdas con fórmulas para evitar ediciones accidentales.

Otro punto clave es la estandarización: listas desplegables para “Estado” y “Motivo”. Reducen errores y facilitan responder a derechos de acceso o rectificación, porque la información es coherente. Si en algún momento exportas el archivo, recuerda que el calendario español usa formato de fecha dd/mm/aaaa; homogéneo para conciliaciones contables y fiscales (IVA) cuando cruzas pedidos y albaranes.

Por último, ciclo de vida. Define una política simple: los registros operativos activos del último año y, pasado ese periodo, anonimiza o elimina lo que no sea imprescindible. Nosotros diseñamos la plantilla para que puedas separar por periodos sin duplicar datos sensibles.