Plantilla Nota de Entrega en Excel Gratis

Abre la plantilla y, primero, ve a la cabecera: escribe los datos de tu empresa una sola vez (puedes dejarlos guardados). Después, completa el destinatario: nombre, dirección y un contacto. La fecha ya viene en formato español y la numeración se actualiza sola para mantener el orden. En la tabla de artículos, añade la descripción, la cantidad y, si lo necesitas, la unidad o referencia interna. Deja tus observaciones (por ejemplo, horario de entrega o estado del embalaje) y asegúrate de revisar el bloque final: espacio para firma del receptor y para el sello de tu empresa. Antes de imprimir, pulsa Vista previa para comprobar que todo encaja en A4. Si vas a enviarla por correo, guárdala como PDF desde Excel y listo. Con un par de usos, el flujo te saldrá solo.

Cuando nos sentamos a diseñar esta plantilla nota de entrega Excel gratis, pusimos sobre la mesa todo lo que un repartidor o encargado necesita tener a mano. Por eso encontrarás un encabezado limpio con el título “Nota de Entrega”, la serie/número del documento, y dos bloques diferenciados: información del remitente (tu empresa) e información del destinatario (cliente o punto de entrega). Trabajamos con formatos españoles por defecto: fecha DD/MM/AAAA, separador decimal con coma si lo prefieres, y tipografía legible para imprimir.

La tabla central recoge lo esencial: descripción del artículo, referencia opcional, cantidad y unidad. Así el receptor reconoce lo entregado sin dudas. Incluimos un campo de observaciones para matices del reparto (embalaje, incidencias, bultos, hora de entrega) y un pie con espacio para la firma y sello. De forma intencionada, la plantilla no muestra precios por defecto, para mantener la nota de entrega separada de la factura. Si lo necesitas, hemos previsto una versión con columna de importes que puedes activar sin romper el diseño.

Además, protegemos las celdas con fórmulas y damos libertad en las celdas de entrada. El resultado es una hoja robusta y rápida: no peleas con el formato, no rompes bordes, y la salida a impresión en A4 queda profesional. Todo listo para que puedas archivar o enviar en PDF al cliente.

En España, la nota de entrega (o albarán) es un documento de control logístico, no fiscal. Su función es acreditar que el cliente ha recibido ciertos bienes o materiales. La factura, en cambio, es el documento fiscal obligatorio para la venta, con numeración específica, tipos de IVA y otros requisitos exigidos por la AEAT. Por eso recomendamos separar procesos: utiliza la nota de entrega para la operativa diaria y adjúntala a la factura cuando corresponda, como comprobante del suministro.

¿Hay que numerar la nota de entrega? Legalmente no tiene la misma exigencia que la factura, pero en nuestro trabajo con pymes hemos visto que la numeración correlativa por series (por año, por delegación o por ruta) evita pérdidas y facilita auditorías internas. Otra buena práctica es conservar el albarán firmado junto a la factura relacionada. A nivel contable, el Código de Comercio recomienda guardar la documentación mercantil durante 6 años; si la nota de entrega sirve para justificar entregas asociadas a ventas, tiene sentido mantenerla en ese mismo archivo.

Conclusión: usa la nota de entrega para controlar y probar la entrega; usa la factura para liquidación fiscal. Nuestra plantilla te ayuda a que cada documento cumpla su papel sin mezclar procesos.

Hemos probado muchos sistemas con clientes y este es el que menos errores genera. Define una serie anual, por ejemplo: NDE-2026-0001, NDE-2026-0002… Nuestra plantilla permite ese formato para que el número sea claro y único. Si trabajas por delegaciones, añade un sufijo: NDE-MAD-2026-001. Mantener la correlación simplifica la búsqueda y el cruce con facturas.

Para el archivo, crea una carpeta por año y subcarpetas por cliente o por mes. Cada nota de entrega, en PDF con su nombre completo: NDE-2026-001_ClienteX_2026-01-14.pdf. Nosotros solemos recomendar una hoja de registro en Excel que liste: número, fecha, cliente, estado (entregado/pendiente de firma/incidencia), y vínculo al PDF. Con esto, localizar un documento te llevará segundos.

Si trabajas con grandes volúmenes, imprime en doble copia (cliente y archivo) o firma digitalmente si tu flujo lo permite. Y recuerda: las incidencias se anotan en Observaciones y, si corresponde, se firma con “pendiente de revisión”. Este pequeño hábito te salvará en reclamaciones posteriores.

Una nota de entrega maneja datos personales: nombre y, a veces, teléfono o email del receptor. La base jurídica suele ser la ejecución de un contrato (entrega del pedido), por lo que no necesitas un consentimiento adicional, pero sí cumplir con el RGPD y la LOPDGDD. ¿Qué implica en la práctica? Minimiza los datos (solo los indispensables para identificar la entrega), protege el archivo (contraseña si lo envías por email y control de acceso interno) y establece un periodo de conservación razonable, alineado con tu política de archivos.

En Excel, puedes proteger el libro desde Archivo > Información > Proteger libro, y nuestra plantilla ya trae celdas críticas bloqueadas para evitar modificaciones accidentales. Si imprimes, recuerda no mostrar datos innecesarios en la copia del cliente. Y si capturas firma, puedes dejarla manuscrita en papel o insertar una imagen de firma digitalizada; lo importante es que el documento identifique quién recibe y en qué fecha. Si trabajas con terceros (transportistas), firma también su nombre o código de repartidor para trazar la cadena de custodia.

Con estas pautas, tu proceso será sólido, sencillo y respetuoso con la normativa española.