Plantilla CRM Excel gratis para pymes y equipos comerciales

Empieza por la hoja “Instrucciones”. Ahí te damos el mapa rápido. Después, pasa a “Clientes” y añade tus empresas con el formato de fecha dd/mm/aaaa y los datos básicos. No te preocupes por el orden perfecto al principio; lo importante es centralizarlo todo.

En “Contactos” vincula cada persona a su empresa (misma ortografía para que el filtro funcione genial) y registra email, teléfono y el estado del consentimiento RGPD. Consejo: añade la fecha y el canal del consentimiento en una columna que ya hemos previsto.

Ve a “Oportunidades” y crea tus deals. Indica etapa (Prospección, Cualificada, Propuesta, Negociación, Cerrada), probabilidad y valor. La fecha estimada de cierre te ayudará a ver el flujo por meses en el Dashboard. Añade el responsable para repartir bien la carga.

Por último, usa “Actividades” para registrar llamadas, emails, reuniones y tareas. Con filtros por fecha y estado verás qué toca hoy. Vuelve a “Dashboard”: los gráficos se actualizan al instante y te muestran dónde empujar. Ya está. Sin instalaciones, sin curvas de aprendizaje eternas.

Una plantilla CRM Excel gratis no debería ser solo un listado bonito. Debe resolver problemas de seguimiento, priorización y comunicación dentro del equipo. Cuando hablamos con comerciales en España, se repiten los mismos puntos débiles: datos dispersos, falta de visibilidad del pipeline, dificultad para saber qué tocar hoy y poca trazabilidad de llamadas y correos. Nuestra plantilla ataca estas fricciones con una estructura sencilla pero rigurosa: Clientes para la foto de empresa, Contactos para las personas, Oportunidades para el dinero en juego y Actividades para el trabajo diario.

El porqué de esta organización es claro: separar entidades evita duplicados y te permite filtrar bien. Por ejemplo, puedes ver todas las oportunidades abiertas en “Negociación” para el sector Industria, en Barcelona, con cierre estimado el próximo mes. En un par de clics, sin fórmulas raras. El Dashboard añade perspectiva: muestra oportunidades por etapa, valor por mes y actividad reciente para entender si el equipo está generando suficiente tracción. Con colores consistentes y campos validados, el dato se mantiene limpio y la lectura es inmediata.

Además, la plantilla está pensada para crecer contigo. No impone un flujo rígido; te ofrece cimientos sólidos para que incorpores tus matices de sector, tus estados y tus criterios de cualificación. Eso es lo que convierte un Excel en un CRM que de verdad se usa.

Gestionar clientes en España implica cumplir el RGPD y la LOPDGDD. En nuestra plantilla incluimos campos y recordatorios prácticos para trabajar con cabeza. Lo básico: define la base legitimadora (interés legítimo o consentimiento), registra el consentimiento cuando proceda (fecha y canal) y minimiza los datos: guarda solo lo necesario para la relación comercial. En la hoja de Contactos, te recomendamos añadir columnas de “Consentimiento”, “Fecha consentimiento” y “Canal” si tu caso lo requiere. Así podrás filtrar y acreditar el cumplimiento.

Protege el archivo: usa contraseña para abrir y/o modificar, guarda en OneDrive/SharePoint con MFA y limita accesos por rol. Excel permite proteger hojas y ocultar columnas sensibles; en nuestra experiencia, eso reduce errores y curioseos innecesarios. Define un plazo de retención (por ejemplo, revisar contactos inactivos cada 12-18 meses) y habilita un estado de “Baja/Supresión” para conocer quién no debe recibir comunicaciones. Ante derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, tener los datos centralizados y filtrables te ahorra horas.

Un apunte más: evita notas libres con datos especialmente protegidos (salud, ideología, etc.). Si necesitas adjuntar documentación, hazlo en repositorios seguros y guarda en el CRM solo el enlace y la base legal. Un buen Excel no sustituye a un DPO, pero sí facilita que el equipo cumpla sin fricción.

La magia de Excel es que puedes adaptar la estructura a tu negocio sin pedir permiso a nadie. Nosotros hemos dejado las listas desplegables preparadas para que edites etapas, estados y tamaños de empresa y, con ello, la plantilla se amolde a tu realidad. Si eres agencia, quizá quieras etapas como “Brief”, “Propuesta enviada” y “Aprobación”. En industrial B2B, puede que “Cualificación técnica” y “Oferta formal” tengan más sentido. En formación, puedes usar “Inscrito”, “Matriculado” y “En curso”. Lo importante es que los nombres sean claros y excluyentes, para que el filtro trabaje a tu favor.

Para sectores con ciclos largos (construcción, ingeniería), añade campos de “Fecha de última interacción” y “Próximo hito” en Oportunidades. Si vendes alto volumen con tickets bajos (ecommerce B2B), centra el Dashboard en actividad semanal y tasa de conversión por origen. Y si trabajas con distribuidores, crea una lista de “Origen” con opciones como “Distribuidor”, “Orgánico”, “Evento” y “Referido”; verás en el gráfico quién genera más valor real.

Consejo de experiencia: no crees 20 campos de golpe. Empieza con los que usarás a diario y haz una revisión quincenal. Lo que nadie rellena, se elimina o se simplifica. Así la plantilla sigue siendo ligera y el dato, fiable.

Tras implementar decenas de CRMs en Excel, hemos aprendido que el éxito no depende de trucos complejos, sino de hábitos y pequeñas decisiones técnicas. Primera: convierte cada tabla en Tabla de Excel (Ctrl+T). Ganarás filtros persistentes, encabezados “pegajosos” y fórmulas estructuradas más limpias. Segunda: estandariza con validaciones. Nombres de etapas, estados y sectores deben venir de listas cerradas; reduce el “Prospeccion/Prospección” que arruina cualquier gráfico.

Tercera: usa campos de fechas con formato dd/mm/aaaa y revísalos al importar desde CSV; Excel en España usa coma decimal y eso afecta a valores de oportunidad. Cuarta: documenta dentro del archivo. La hoja “Instrucciones” no es decoración: registra ahí criterios de oportunidad, significado de etapas y cómo se mide la probabilidad. Evita discusiones y mejora la consistencia del equipo.

Por último, ritual semanal: filtra Oportunidades por “Próxima acción” vacía y rellénala. Luego, revisa el Dashboard: si cae el valor estimado del mes, compensa con prospección. Un CRM que empuja a la acción, funciona. Los gráficos están para eso: para que el equipo sepa qué hacer hoy, no para quedar bonitos en la reunión.