Plantilla de control de alquiler en Excel gratis

Empieza por la hoja Propiedades. Añade cada inmueble con un código único (por ejemplo, P-001). Si tienes trasteros o garajes, inclúyelos también: luego podrás imputarles gastos específicos.

Después, pasa a Inquilinos. Completa datos básicos y vincula cada inquilino a su propiedad. Si gestionas pareja o cotitulares, anótalo en observaciones; así no perderás el contexto.

En Historial de Pagos, registra mes a mes: fecha, importe y método. No es necesario que lo hagas todo de golpe; con 5 minutos cada final de mes tendrás el control. Si un pago no llega, el color de alerta te lo hará evidente.

En Gastos, apunta comunidad, IBI, reparaciones, seguros… y asigna a qué propiedad pertenecen. La magia ocurre en Resumen Financiero: verás los gráficos de ingresos vs. gastos, rendimiento mensual y tendencia. Y si te pierdes, la hoja Instrucciones te guía paso a paso, como lo haríamos sentados a tu lado.

Hemos diseñado la plantilla pensando en la realidad española: contratos tipo LAU, actualizaciones anuales pactadas, fianzas depositadas en la comunidad autónoma y esa mezcla de gastos fijos con imprevistos que llega cuando menos te lo esperas. La clave es estructurar bien la información desde el primer día. Por eso insistimos en un código único por propiedad y un identificador claro por inquilino. Evitas duplicidades y, cuando entras en el Historial de Pagos, todo fluye: filtras por propiedad, por persona o por estado de cobro.

Otro detalle que marca la diferencia es el formato de fechas dd/mm/aaaa y el registro del periodo (mes y año) como campos separados. Te da un control temporal fino y elimina errores de interpretación, sobre todo si compartes el archivo. En la práctica, nuestros clientes nos contaban que el mayor problema no eran las fórmulas, sino la disciplina de registro. Por eso hemos añadido validaciones y colores que "te hablan": si hay un pago vencido, lo verás; si un gasto está sin imputar, también.

¿Y la rentabilidad? No tiene sentido controlar el alquiler si no ves la foto completa. En Resumen Financiero comparamos ingresos y gastos por periodo, y mostramos la tendencia. Te permite decidir con criterio: ¿subes la renta según contrato? ¿Renuevas con mejora del inmueble? ¿Es el momento de revisar el seguro? Con un vistazo, tomas decisiones que impactan de verdad.

Trabajar con datos de inquilinos implica responsabilidad. En Excel Accesible hemos incorporado buenas prácticas alineadas con RGPD y LOPDGDD. La plantilla separa datos personales (Inquilinos) de la operativa (Pagos y Gastos). Esto facilita limitar el acceso solo a quien lo necesita. Recomendamos proteger con contraseña las hojas sensibles y el archivo completo; Excel permite hacerlo sin complicaciones. Además, evita incluir documentación sensible (DNI escaneado, contratos completos) dentro del libro. Mejor guarda esos documentos en carpetas seguras y referencia su ubicación en un campo de texto.

Otro punto clave: minimiza datos. Solo pide lo necesario para gestionar el alquiler (nombre, contacto, IBAN). Si usas la plantilla para comunicarte con inquilinos, recuerda documentar el fundamento jurídico del tratamiento (relación contractual) y mantener los datos actualizados. Cuando finalice el contrato, establece un periodo de conservación razonable y, pasado ese tiempo, elimina o anonimiza.

Nosotros incluimos en la hoja Instrucciones un apartado con pautas prácticas: control de accesos, copias de seguridad cifradas, registro de cambios y recomendaciones para compartir el Excel de forma segura (por ejemplo, versiones de solo lectura). Son pequeños gestos que, combinados, te mantienen en el camino correcto sin complicarte la vida.

En España, la gestión cambia según el tipo de alquiler. En viviendas de larga estancia, normalmente no hay IVA en la renta. En cambio, en locales comerciales sí suele aplicarse IVA (habitualmente el 21%) y retención de IRPF (por ejemplo, el 19% para arrendamientos de locales, con particularidades). ¿Qué hacemos en la plantilla? Te dejamos un campo de tipo de propiedad y categorías de gasto para que diferencies cada caso. Así, en Resumen Financiero podrás filtrar vivienda o local y entender de un vistazo el efecto de impuestos y retenciones.

Si facturas locales, nuestra recomendación es registrar en Pagos el importe bruto, la retención practicada y el neto percibido mediante columnas separadas o una nota estandarizada. En gastos, separa seguro, IBI, comunidad y reparaciones. Esta granularidad te ayuda a preparar la declaración y responder con precisión si tu asesor te pide detalle.

¿Actualización anual de renta? La plantilla no impone un índice, porque esto depende del contrato y de la normativa vigente. Pero sí te permite anotar la fecha de revisión y el nuevo importe, dejando el histórico. Tener ese rastro documentado evita discusiones y te da consistencia si gestionas varias unidades.

Nuestro equipo ha visto de todo: excels con 20 pestañas sin relación, números duros sin contexto, o plantillas tan complejas que nadie se atreve a tocarlas. Por eso apostamos por una estructura simple pero robusta y, sobre todo, por estandarizar. Usa siempre los mismos nombres (mes en texto o número, pero no ambos), aplica códigos consistentes a las propiedades y define categorías de gasto cerradas. Ahorras tiempo y evitas errores silenciosos.

Otra recomendación es fijar una rutina. Bloquea 10 minutos al final de cada mes para registrar pagos y gastos. Si un inquilino suele pagar el día 5, programa un recordatorio el día 7; si no está, la alerta visual te lo confirmará y podrás actuar. Y no subestimes las notas: un pequeño comentario de por qué se negoció un descuento o cuándo se cambió la caldera te ahorra llamadas y correos en el futuro.

Si dominas un poco más Excel, puedes conectar esta plantilla a Power Query para importar movimientos bancarios y conciliarlos con el Historial de Pagos. Y si compartes el archivo, trabaja con copias de seguridad versionadas. La hoja Instrucciones incluye pautas para proteger celdas con fórmulas y dejar editables solo las de entrada. Al final, la diferencia entre un Excel que ayuda y uno que estresa está en estos detalles.