Plantilla KPI de Recursos Humanos en Excel (Gratis)

Empieza por la hoja Instrucciones. Ahí te guiamos para preparar el fichero antes de pegar datos. Nosotros solemos recomendar que exportes desde tu ERP o nómina en CSV y lo limpies mínimamente: nombres de columnas claros, fechas en dd/mm/aaaa y sin filas vacías intermedias.

Después ve a Datos Empleados. Pega tu histórico de altas, bajas, ausencias, tipo de contrato, departamento, salario bruto y cualquier campo que ya manejes. La plantilla incorpora validaciones para evitar errores típicos (por ejemplo, meses mal escritos o contratos fuera de catálogo).

Con eso hecho, abre Indicadores Mensuales. Verás cómo se calculan automáticamente rotación, absentismo, headcount, FTE, costes y media salarial. Si tu empresa tiene objetivos definidos, escribe los objetivos por KPI para activar el semáforo de estado.

Por último, entra en KPIs Recursos Humanos. Es tu dashboard. Ahí revisas cumplimiento, variación respecto al mes anterior y tendencia. Si quieres presentar, filtra el periodo, exporta a PDF y listo. Si te animas a personalizar, puedes cambiar los KPIs visibles o añadir un gráfico de línea para la tendencia anual.

Elegir bien los indicadores es la mitad del éxito. En nuestra plantilla KPI Recursos Humanos Excel gratis hemos priorizado los que más piden dirección y comités en España, y los que responden a causas accionables. Rotación: la distinguimos por tipo (voluntaria, involuntaria) y la vinculamos a headcount medio. Absentismo: calculado sobre horas previstas frente a horas de ausencia, útil para negociar planes de salud o turnos. Tiempo de cobertura: desde la apertura de vacante hasta la incorporación; si tu ATS no te da el dato, te explicamos cómo capturarlo manualmente sin romper el histórico.

No nos olvidamos del coste por contratación (anuncios, agencias, horas internas) ni de la retribución media por departamento, que ayuda a detectar desviaciones. Añadimos un vistazo de diversidad (género y tipo de contrato) porque en muchas auditorías sociales nos lo solicitan. Lo importante no es solo el número, sino la tendencia: por eso el dashboard compara con el mes anterior y muestra la variación que realmente te preguntan en una reunión. Consejos prácticos: fija 1-2 objetivos por KPI, documenta la definición en la hoja Instrucciones y evita KPIs decorativos que no llevan a ninguna decisión.

Sabemos que no hay dos departamentos de RR. HH. iguales. Por eso la plantilla está pensada para escalar. Si tu convenio marca calendarios distintos, puedes ajustar los días laborables en la hoja de Indicadores Mensuales y el absentismo se recalcula. ¿Quieres añadir formación? Crea columnas de horas formativas y coste por empleado en Datos Empleados y referencia esas columnas en Indicadores Mensuales; te dejamos huecos preparados para nuevos KPIs. ¿Necesitas objetivos distintos por departamento? Duplica el bloque de objetivos y usa filtros por unidad para obtener un dashboard por área.

Consejo de experiencia: no edites fórmulas en el dashboard sin hacer una copia. Cambia primero en Indicadores Mensuales, valida con un mes de prueba y luego actualiza el panel. Mantén el formato de fechas en dd/mm/aaaa y utiliza el separador decimal en coma, que es el estándar en Excel configurado en español. Si trabajas con Excel en inglés, recuerda que el separador de argumentos de fórmula puede ser coma en lugar de punto y coma; en España suele ser punto y coma. Y, sobre todo, documenta cualquier cambio en la hoja Instrucciones para que el equipo no dependa de una sola persona.

Hemos implantado variantes de esta plantilla en pymes de 20 personas y en organizaciones con varias sedes y más de 1.000 empleados. En las pequeñas, el valor está en la rapidez: en una mañana tienes el histórico cargado y el dashboard listo para la gerencia. La rotación y el coste por contratación suelen ser los primeros en la lista. En empresas medianas, el absentismo y la distribución de plantilla por centro cobran protagonismo: la plantilla permite filtrar y presentar ratios por delegación sin necesidad de herramientas externas.

En compañías con varias sedes y turnos, el truco es estandarizar la captura de datos (códigos de ausencia, tipos de contrato) y establecer cierres mensuales. La hoja Indicadores Mensuales está preparada para consolidar periodos y mostrar tendencia. Si tienes un ERP que exporta CSV, el proceso es pegar y refrescar. Otro uso habitual es el seguimiento de un plan de igualdad: desde la plantilla puedes extraer rápidamente la brecha salarial media y la distribución por género, lo que acelera informes internos y reuniones con comités de empresa.

Trabajar con datos de empleados exige rigor. Nuestra plantilla no almacena macros ni código ejecutable, y recomendamos guardarla como .xlsx en una carpeta con acceso restringido. Aplica seudonimización cuando compartas el dashboard fuera del área de RR. HH.: oculta DNI, direcciones y cualquier dato sensible, mostrando solo indicadores agregados. En España, el RGPD y la LOPDGDD exigen base jurídica y minimización de datos; para preparar KPIs no necesitas más que identificadores internos, fechas de alta/baja, incidencias de ausencia y datos salariales agregados.

Incluimos en Instrucciones un checklist de privacidad: quién accede, durante cuánto tiempo, y cómo anonimizar. Si envías el informe por correo, exporta a PDF, protege con contraseña y registra el envío. En Excel, protege la hoja de Datos Empleados para evitar ediciones accidentales y activa el historial de versiones si trabajas en OneDrive o SharePoint. Por último, cuida el formato local: fechas en dd/mm/aaaa, importe en euros con separador de miles en punto y decimales en coma, y revisa que los periodos coinciden con cierres de nómina para que los indicadores sean consistentes y defendibles en auditorías internas.